Учет состояния оригиналов (или печатных форм) первичных документов

Учет состояния оригиналов первичных документов  доступен при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Отслеживание состояний напечатанных документов.

Особенности механизма отслеживания состояний оригиналов первичных документов:

■ Фиксация и хранение признака наличия оригиналов первичных документов, как по печатным формам, так и по общему признаку на документ.

■ Фиксация и хранение признака наличия входящих, исходящих и двусторонних первичных документов.

■ Фиксация сотрудника, установившего и изменившего  состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа, и фиксация даты, на которую выполнены последние изменения текущего состояния оригинала первичного документа.

■ Установка, изменение и отслеживание признака состояния оригинала первичного документа с использованием специализированного рабочего места, в журналах или формах документов.

Первичные документы в информационной системе:

Настройка состояний оригиналов первичных документов

Предопределенные состояния оригиналов первичных документов хранятся в справочнике НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Состояния оригиналов первичных документов.

Возможные предопределенные состояния оригинала (или печатных форм) первичного документа:

■ Оригинал получен – как общее состояние документа, так и его печатных форм.  Означает, что подписанный оригинал (или печатные формы) первичного документа есть в наличии.

■ Форма напечатана – как общее состояние документа, так и его печатных формы. Означает, что печатная форма напечатана, но оригинал (или печатные формы) первичного документа с подписями еще не получены.

■ Оригиналы не все – общее «системное» состояние документа, у которого оригиналы печатных форм находятся в разных состояниях. Устанавливается для документа автоматически, не предусмотрена ручная установка данного состояния.

■  «Состояние неизвестно» - «системное» состояние документа, устанавливается по умолчанию для нового сформированного документа.

Список состояния оригиналов первичных документов можно дополнить произвольными значениями состояний оригиналов.

Добавленные состояния оригинала будут показываться в выпадающем списке подменю команд Состояние оригинала (в журнале учета оригиналов первичных документов).

Также перейти к настройке состояний оригиналов можно из журнала учета оригиналов первичных документов (команда Настроить).

Последовательность состояний, кроме начального и конечного, можно изменять. Также можно изменять наименование начального (Форма напечатана) и конечного состояния (Оригинал получен).

Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»

Для учета состояния оригиналов (или печатных форм) первичных документов предусмотрено рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов. В рабочем месте можно просматривать все документы информационной базы, по которым получены и не получены подписанные оригиналы документов, документы, которые еще не отслеживались, а также устанавливать различные отборы и изменять состояние оригинала (или печатной формы) первичного документа.

Рабочее место доступно:

■ в панели навигации:

○  раздела Продажи по гиперссылке Оптовые продажи – Оригиналы первичных документов.

■ раздела Закупки по гиперссылке Закупки – Оригиналы первичных документов.

■ раздела Склад и доставка/Казначейство (доступно из подраздела «См. также»).

Поддерживается два режима отображения списка:

■ по документам – показываются виды документов, можно проконтролировать, изменить текущее состояние оригинала первичного документа.

■ печатным формам – показываются виды документов, первичные документы и печатные формы (если имеются), можно проконтролировать, изменить как общее состояние оригинала документа, так и состояние каждой печатной формы первичного документа.

В рамках рабочего места предусмотрены следующие возможности:

■ установка, изменение текущего состояния оригинала (или печатных форм) первичного документа. Изменение текущего состояния оригинала возможно следующими способами:

○ для множественного изменения состояний документов можно использовать подменю команд Состояние оригинала.

○ изменения состояния одного документа – нажатием на гиперссылку с наименование состояния в колонке Состояние оригинала и выбором состояния в выпадающем списке.

■ контроль наличия оригинала первичного документа как по состоянию оригинала каждой печатной формы, так и по общему состоянию документа. Контролировать состояние оригинала первичного документа можно по следующим признакам:

○  - Оригинал получен.

○  - Оригинал не получен, оригинал (или печатные формы) первичного документа находятся в состояниях, отличных от состояния «Оригинал получен».

■ изменение состояния оригинала первичного документа через установку состояния каждой печатной формы документа (по команде Уточнить по печатным формам, доступной по гиперссылке значения в колонке Состояние оригинала).

Оригиналу первичного документа присвоить окончательное состояние Оригинал получен можно следующими способами:

■ сканированием штрихкода бумажного документа (если в системе используется подключаемое оборудование).

■ нажатием на гиперссылку с наименованием состояния в колонке Состояние оригинала и выбрать состояние в выпадающем списке.

■ нажатием на пиктограмму .

В журнале учета оригиналов показываются дополнительные сведения, такие как контрагент, организация, входящий номер, номер документа, комментарий, дата документа.

В журнале учета оригиналов также фиксируются последние изменения, внесенные текущим пользователем и дата, на которую выполнены эти изменения:

■ Дата последнего изменения - дата и время, на которую установлено текущее состояние оригинала первичного документа (или печатных форм).

■ Автор изменения - лицо, которое последним установило или изменило текущее состояние оригинала. В качестве ответственного лица устанавливается лицо, под которым пользователь работает в информационной базе.

Например, если пользователем была перезапущена печать какой-либо печатной формы документа, то дата последнего изменения будет зафиксирована в колонке Дата последнего изменения как для документа, так и для его печатной формы, по которой были изменения.

Предусмотрена возможность отбора документов по текущему состоянию оригинала, ответственному и организации.

Изменение и контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов

Вести учет наличия оригиналов первичных документов, контролировать состояния оригиналов первичных документов по общему состоянию документа можно в рамках журналов документов (например, в рамках журналов Документы продажи (все), Документы закупки (все)). Для такой возможности в журналы документов добавлены соответствующие инструменты:

■ Колонка Состояние оригинала – отражает текущее состояние оригинала первичного документа. Изменить состояние оригинала первичного документа можно нажатием на гиперссылку с наименование состояния в колонке Состояние оригинала и выбором состояния в выпадающем списке.

■ Колонка с признаком  - означает, что получен оригинал первичного документа (или печатной формы).

■ Колонка  с признаком - Оригинал не получен, оригинал (или печатные формы) первичного документа находятся в состояниях, отличных от состояния «Оригинал получен».

■ Подменю команд , позволяющих установить, изменить состояние оригинала первичного документа.

Изменение и контроль состояния оригиналов первичных документов из форм документов. Отслеживание состояния оригинала в разрезе печатных форм

Новому документу по умолчанию присваивается состояние «Состояние оригинала неизвестно». Изменить состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа можно и из формы документа по соответствующей гиперссылке.

Если документ отслеживается в разрезе печатных форм, то изменить/установить состояние оригинала первичного документа можно через уточнение состояния каждой печатной формы документа (команда Уточнить по печатным формам).  

Если это первая установка состояния оригинала документа, то в форме Изменение состояния оригинала документа будут видны все возможные печатные формы для данного типа документа.

Установить/изменить  состояние каждой печатной формы можно через подменю команд Установить состояние или вручную путем выбора значения в колонке Состояние оригинала.

В форме изменения состояния оригинала документа можно установить отбор по отслеживаемым печатным формам (фильтр Показать отслеживаемые).

Если же необходимой печатной формы нет в списке (например, когда документ является входящим), то можно вручную добавить свою печатную форму. Эту печатную форму система запомнит и при последующем уточнении состояния оригинала выведет в форме Изменение состояния оригинала документа.

Пример. Учет состояния оригинала исходящего первичного документа

1. Поиск необходимо документа выполнить в рамках рабочих мест:

■ Общие журналы документов Документы продажи (все). Поиск документа можно выполнить с помощью отборов, например, по организации, виду документа, хозяйственной операции.

■ Рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов. Поиск документа можно выполнить с помощью отборов, например, по организации, ответственному за изменение и состоянию оригинала).

Для документа Реализация товаров и услуг по умолчанию в списке документов продажи установлено состояние оригинала Неизвестно, поскольку по этому документу ранее не уточнялось состояние оригинала первичного документа

На форме документа реализации товаров и услуг для документа также показывается состояние «Состояние оригинала неизвестно».

2. Запуск печати комплекта документов на принтер из формы документа реализации товаров и услуг (команда Печать – Комплект документов с настройками).

После печати система запоминает каждую напечатанную форму и присваивает каждой печатной форме по умолчанию  состояние Форма напечатана. Также по результату печати комплекта документов документу Реализация товаров и услуг система по умолчанию устанавливает состояние Форма напечатана.

Первичный документ принимает состояние Форма напечатана не только после печати "Комплекта документов", но и после запуска на печать отдельной, собственной командной печати (например, команда Печать - Реализация товаров на форме документа Реализация товаров и услуг).

В журнале учета оригиналов первичных документов (в режиме группировки по печатным формам) для документа реализации и каждой его печатной формы можно увидеть текущее состояние оригинала Форма напечатана.

Также проконтролировать состояние оригинала первичного документа можно по общему состоянию документа Реализация товаров и услуг в рамках журнала документов продажи.

Также состояние оригинала первичного документа отображается непосредственно на форме документа реализации товаров и услуг.

3. Передача оригинала (или печатных форм) первичного документа на подпись клиенту. На данном этапе можно изменить состояние оригинала (или печатных форм) на какое-либо промежуточное состояние. Например, на состояние оригинала Передано курьеру, которое было вручную добавлено в справочник Состояние оригиналов первичных документов.

Изменить состояние оригинала первичного документа можно как из общего журнала документов продажи, так и из рабочего места журнала учета оригиналов первичных документов.

По результату изменения состояния каждой печатной формы автоматически изменяется общее состояние документа с учетом состояний каждой его печатной формы.

4. Поступление от клиента оригиналов (или печатных форм) первичного документа. От клиента поступают подписанные печатные формы «Счет-фактура», «Товарная накладная без услуг», одна из печатных форм «Акт на передачу прав» не получена. Изменяем состояние оригинала первичного документа путем уточнения/изменения состояния каждой его печатной формы.

После уточнения состояния печатных форм для документа Реализация товаров и услуг автоматически устанавливается состояние Оригиналы не все, поскольку по печатным формам документа получены не все оригиналы.

В рабочем месте Журнал учета оригиналов первичных документов также можно видеть как общее состояние документа Реализация товаров и услуг, так и состояние каждой его печатной формы, по которым можно отслеживать признак наличия оригинала первичного документа.

Общее состояние документа Реализация товаров и услуг показывается при группировке по документам.

Общее состояние оригинала (или печатных форм) первичного документа реализации товаров и услуг можно просмотреть при группировке по печатным формам.

Как только для каждой печатной формы будет установлено состояние Оригинал получен, то документ реализации товаров и услуг примет по умолчанию окончательное состояние Оригинал получен.